Xử lý lịch hẹn spa trên app: check-in, huỷ, đổi lịch, khách không đến và tiền cọc

Đặt lịch xong mới chỉ là một nửa chuyện. Hằng ngày lễ tân còn phải đón khách, dời giờ cho người bận đột xuất, huỷ lịch và xử lý khách bỏ hẹn — và nếu có tiền cọc, mỗi thao tác quyết định cọc được hoàn hay mất. App Spa TNCBASE gom những việc đó vào màn Lịch hẹn.

Bài này bắt đầu từ lúc lịch đã có. Cách tạo lịch xem ở tạo lịch hẹn trên app Spa; cách thu tiền và trừ gói xem ở trừ buổi liệu trình khi thu tiền.

Xem lịch theo ngày

Màn "Lịch hẹn" hiện lịch của một ngày. Dùng mũi tên ngày trước / ngày sau hoặc chữ "Hôm nay" để chuyển ngày. Có ba cách xem: "Danh sách", "Dòng thời gian" và "Theo cột" (chia theo kỹ thuật viên hoặc theo phòng). Màn tự cập nhật khoảng 10 giây một lần (khi có mạng) và ngay khi có lịch mới hoặc lịch thay đổi; ở chế độ Danh sách bạn có thể kéo xuống, và ở mọi chế độ có nút "Tải lại".

Ở chế độ Danh sách, mỗi thẻ lịch cho biết giờ, tên khách (hoặc "Khách vãng lai"), dịch vụ, kỹ thuật viên (nếu đã phân), trạng thái và nguồn đặt ("Đặt từ xa" hoặc "Tại quầy"). Các trạng thái là: Đã đặt, Đã xác nhận, Đã đến, Hoàn tất, Không đến và Đã huỷ. Chạm một thẻ để mở chi tiết lịch.

Trong chi tiết lịch

Ở đây bạn thấy dịch vụ, kỹ thuật viên và phòng (hoặc "Chưa phân KTV/phòng"), nút "Gọi" khách nếu có số điện thoại, và khối "Cọc" nếu khách đã đặt cọc (số tiền kèm trạng thái: Đang giữ, Đã hoàn, Đã mất hoặc Đã trừ vào hoá đơn). Các nút hiện ra tuỳ trạng thái lịch:

Trạng thái lịch	Nút có
Đã đặt / Đã xác nhận	Check-in, Không đến, Đổi lịch, Huỷ
Đã đến	Thu tiền, Huỷ
Hoàn tất, Không đến, Đã huỷ	không còn nút nào

Lưu ý: app không có nút "Xác nhận" hay "Hoàn tất" làm tay. "Đã xác nhận" chỉ là một trạng thái hiển thị, còn lịch chuyển sang Hoàn tất khi bạn thu tiền xong.

Check-in khi khách đến

Chạm "Check-in", app hỏi "Check-in cho <tên>?"; xác nhận để chuyển lịch sang Đã đến và mở nút Thu tiền.

Đổi lịch

Khách xin dời giờ? Chạm "Đổi lịch" để mở màn đổi: chọn "Ngày mới" (có chip "Hôm nay"), chọn "Giờ mới", và nếu muốn thì chọn "Tự phân sau" để chưa gán kỹ thuật viên; rồi chạm "Lưu đổi lịch". Ngày nào chưa có khung giờ, app báo chọn ngày hoặc kỹ thuật viên khác. Trên app, chỉ lịch Đã đặt hoặc Đã xác nhận mới có nút đổi lịch.

Huỷ lịch và tiền cọc

Chạm "Huỷ", app hỏi "Huỷ lịch của <tên>?" và cảnh báo "Slot sẽ được trả về trống. Không thể hoàn tác." Nếu khách có cọc đang giữ, hộp thoại nói luôn kết quả:

• Huỷ trong cửa sổ huỷ → hoàn cọc.
• Huỷ quá cửa sổ huỷ → mất cọc, và nút đổi thành "Huỷ lịch · mất cọc".

Cửa sổ huỷ do cửa hàng cài đặt trong trang quản trị web, không chỉnh trên app (mặc định là 12 giờ trước giờ hẹn; huỷ đúng mốc 12 giờ vẫn được hoàn). Nút bỏ qua trong hộp thoại ghi "Giữ lại", để bạn khỏi bấm nhầm.

Khách không đến

Chạm "Không đến", app hỏi Đánh "Không đến" cho <tên>? và nếu cọc đang giữ thì nói rõ khách không đến → mất cọc. Nếu lịch vừa được cập nhật ở máy khác, app chặn và báo để bạn khỏi đánh nhầm. Về cách chống khách bỏ hẹn nói chung, xem chống khách bom lịch.

Ai làm được, và khi mất mạng

Chủ, quản lý và thu ngân xử lý được lịch hẹn. Spa cần mạng để cập nhật. Mất kết nối, màn Lịch hẹn báo bạn đang xem bản gần nhất (nếu ngày đó đã được lưu từ trước). Check-in, huỷ, không đến và đổi lịch đều cần mạng; riêng đổi lịch báo rõ "Spa cần mạng để đổi lịch", còn các nút còn lại sẽ báo lỗi khi bạn xác nhận. Không có hàng đợi để làm trước rồi gửi sau.

Chưa có trên app

• Ô nhập lý do huỷ hay không đến.
• Nút xác nhận lịch thủ công.
• Khối cọc trong danh sách (chỉ hiện ở chi tiết lịch).

Câu hỏi thường gặp

Huỷ lịch spa có được hoàn cọc không? Nếu huỷ trong cửa sổ huỷ của cửa hàng (mặc định 12 giờ trước giờ hẹn) thì hoàn cọc; huỷ muộn hơn thì mất cọc. Hộp thoại huỷ báo rõ kết quả trước khi bạn xác nhận.

Khách không đến thì cọc thế nào? Khi bạn đánh Không đến, cọc đang giữ bị mất; app cảnh báo trước khi xác nhận.

Đổi lịch cho khách ở đâu? Mở chi tiết lịch, chạm Đổi lịch, chọn ngày và giờ mới rồi Lưu đổi lịch. Trên app, chỉ lịch Đã đặt hoặc Đã xác nhận mới có nút đổi lịch.

Mất mạng có xử lý lịch được không? Không. Spa cần mạng để cập nhật lịch; mất kết nối thì bạn chỉ xem được danh sách của ngày đã lưu gần nhất, chưa mở được chi tiết lịch.

Tổng quan phần mềm cho spa ở giải pháp Spa TNCBASE.