Cách tạo một lịch hẹn spa trên app TNCBASE

Ở spa, cuốn sổ đặt lịch quyết định cả ngày chạy êm hay rối. Khách gọi tới trong lúc đang làm cho người khác, lễ tân vừa nghe vừa dò giờ trống — chỉ cần ghi nhầm một khung là hai khách dẫm chân nhau. Trên app TNCBASE, tạo một lịch hẹn gọn trong một màn hình: chọn khách, dịch vụ, giờ, rồi Tạo lịch hẹn. App tự cộng thời lượng và khoá đúng khung đã đặt.

Bài này đi qua đúng một lịch hẹn hoàn chỉnh, ngay trên điện thoại.

Bước 1 — Mở Spa và bấm tạo lịch

Từ cửa hàng (workspace), mở tab Apps rồi chạm app Spa để vào màn "Lịch hẹn · Spa". Đây là lịch trong ngày, có thanh chuyển ngày (‹ hôm nay ›) và ba kiểu xem: Danh sách, Dòng thời gian, Theo cột — xem theo cách nào tiện cho quầy của bạn.

Chạm nút "+" ở góc trên bên phải để mở form "Tạo lịch hẹn".

Bước 2 — Chọn khách và cách khách đặt

Trên cùng form là mục KHÁCH, mặc định là "Khách vãng lai". Nếu là khách quen, chạm vào đây để chọn đúng khách — về sau lịch sử và ưu đãi bám theo họ.

Ngay dưới là KHÁCH ĐẶT QUA: "Tới quầy" hay "Gọi điện" — ghi lại khách tự đến hay gọi hẹn trước, để sau này biết kênh nào mang khách về.

Bước 3 — Thêm dịch vụ, app tự cộng thời lượng

Ở mục DỊCH VỤ, chạm "＋ Thêm" — một bảng "Chọn dịch vụ" trượt lên, là danh sách tick chọn được nhiều dịch vụ cùng lúc (ví dụ vừa chăm sóc da vừa gội đầu dưỡng sinh). Mỗi dịch vụ ghi kèm thời lượng và mức giá ước tính.

Chọn xong, đóng bảng lại. Dịch vụ hiện thành thẻ trong form, và app tính sẵn dòng "Tổng thời lượng" — cộng thời lượng các dịch vụ để bạn biết cần giữ khung bao lâu, không phải nhẩm tay. Chọn nhầm thì chạm dấu X trên thẻ để gỡ.

Bước 4 — Kỹ thuật viên, ngày và giờ

• KTV CHÍNH (kỹ thuật viên chính): chọn người làm, hoặc để "Tự phân sau" nếu chưa quyết. Khi để phân sau, app ghi rõ: mọi khung trong giờ làm đều đặt được — đặt trước, xếp người sau.
• NGÀY: chạm "Hôm nay" hoặc một ngày trong dãy phía sau.
• GIỜ BẮT ĐẦU: chọn một khung giờ (09:00, 09:30, 10:00…). App tự tính giờ kết thúc theo tổng thời lượng — ví dụ dịch vụ 45 phút bắt đầu 09:00 thì kết thúc 09:45.

Có thể thêm một dòng ở GHI CHÚ (tuỳ) — dặn dò riêng của khách, ưu tiên phòng nào… — nhưng không bắt buộc.

Cuối cùng chạm "Tạo lịch hẹn". Nút này chỉ sáng khi đã chọn đủ dịch vụ và giờ, nên không lo tạo lịch thiếu thông tin.

Sau khi tạo: lịch vào sổ, chạy theo trạng thái

Tạo xong, app mở luôn màn chi tiết lịch hẹn — có mã lịch (dạng #APT-…), trạng thái "Đã đặt", khung giờ, dịch vụ và giá. Từ đây, cả ngày làm việc chạy theo ba nút:

• Check-in khi khách tới.
• Không đến nếu khách bom lịch — để đó còn thống kê, không phải xoá đi.
• Huỷ khi khách báo huỷ.

Cần dời giờ thì chạm "Đổi lịch" ngay trên thẻ, không phải tạo lại từ đầu. Nhờ vậy lịch luôn phản ánh đúng thực tế quầy, không phải cuốn sổ gạch xoá.

Vì sao nên đưa lịch hẹn lên app

Ghi lịch trên giấy thì nhanh, nhưng đến khi quán đông mới lộ vấn đề: không ai biết khung nào còn trống ngoài người đang cầm sổ, và một khách gọi lúc bạn đang bận là dễ quên. Đưa lịch lên app giải quyết đúng chỗ đó:

• Thời lượng tự cộng — không đặt hai khách chồng giờ vì nhẩm sai.
• Để "phân sau" khi cần — nhận lịch trước cả khi chưa xếp được kỹ thuật viên, không bỏ lỡ khách.
• Trạng thái rõ ràng — đã đặt, đã đến, bom lịch, huỷ — cuối ngày nhìn lại biết ngay chỗ nào rơi rụng.

Chỉ vài chạm cho mỗi lịch, nhưng đổi lại là một cuốn sổ đặt lịch mà cả quầy cùng nhìn được.

Câu hỏi thường gặp

Tạo một lịch hẹn spa trên app mất mấy bước? Mở app Spa, chạm nút "+", chọn khách (mặc định Khách vãng lai), thêm dịch vụ, chọn kỹ thuật viên hoặc để phân sau, chọn ngày và giờ, rồi chạm Tạo lịch hẹn. App tự cộng thời lượng và tính giờ kết thúc.

Chưa biết xếp kỹ thuật viên nào thì đặt lịch được không? Được. Ở mục KTV chính, để "Tự phân sau"; app ghi rõ mọi khung trong giờ làm đều đặt được, nên bạn cứ nhận lịch trước rồi xếp người sau.

Một lịch hẹn đặt được nhiều dịch vụ không? Có. Bảng "Chọn dịch vụ" là danh sách tick chọn nhiều dịch vụ; app cộng thời lượng các dịch vụ thành tổng để giữ đúng khung giờ.

Khách không đến hoặc muốn dời giờ thì xử lý thế nào? Trên màn chi tiết lịch hẹn có nút "Không đến" và "Huỷ" để đánh dấu, và nút "Đổi lịch" để dời giờ mà không phải tạo lại. Đánh dấu "Không đến" giữ lại dữ liệu để thống kê khách bom lịch.

Muốn nhìn bức tranh rộng hơn về quản lý lịch cho spa, đọc quản lý lịch hẹn spa và đặt lịch spa online. Xem tổng quan phần mềm cho spa ở giải pháp spa TNCBASE.