Xem tồn kho và đặt cảnh báo sắp hết hàng trên app POS

Hết hàng giữa giờ bán là lúc khách quay đi, còn hàng tồn chất đống lại ngốn vốn. Việc đầu tiên để quản lý kho là nhìn thấy tồn ngay lúc bán. Trên app POS TNCBASE, khi công tắc Kho hàng bật (mặc định là bật), số tồn hiện trên từng sản phẩm, kèm cảnh báo sắp hết và chặn bán khi hết hàng.

Có một điều cần nói thẳng ngay từ đầu: bản app điện thoại hiện chưa có màn nhập hàng hay kiểm kho — mục "Kho" trong menu còn ghi "Sắp có". Bài này hướng dẫn phần app đang làm được; cần các nghiệp vụ kho đầy đủ thì xem bài quản lý kho hàng cho cửa hàng nhỏ.

Bước 1 — Kiểm tra công tắc "Kho hàng"

Vào Cài đặt POS và xem công tắc "Kho hàng", ghi chú là hiện tồn trên sản phẩm, chặn bán khi hết hàng. Công tắc này mặc định bật; nếu ai đó đã tắt, tồn bị ẩn và lưới bán hàng không chặn theo tồn. Chỉ chủ và quản lý đổi được công tắc này. Cài đặt lưu theo chi nhánh trên máy chủ và được giữ lại trên máy để dùng khi offline.

Bước 2 — Xem tồn trên danh sách sản phẩm

Mở tab Sản phẩm. Mỗi sản phẩm có nhãn tồn:

• "Còn N" — số lượng hiện còn.
• "Hết hàng" — tồn về 0.
• "Không giới hạn" — sản phẩm không bị giới hạn tồn (đã bật Cho bán khi hết hàng, hoặc thuộc loại không theo tồn); nhãn này không hiện số còn.
• "Dịch vụ" — mục dịch vụ, không có tồn.

Tìm nhanh bằng ô "Tìm theo tên / SKU / mã vạch", và lọc theo đang bán / ngừng bán hoặc theo danh mục (chưa có bộ lọc theo tồn). Mọi vai trò xem được danh sách; thêm và sửa sản phẩm dành cho chủ và quản lý.

Bước 3 — Đặt số tồn và ngưỡng cảnh báo

Chủ hoặc quản lý mở một sản phẩm để sửa. Phần kho có ba mục:

• Tồn kho — số lượng hiện có.
• Cảnh báo khi còn — ngưỡng để app coi là "sắp hết" (ô hiện số 5 làm chữ gợi ý; để trống thì chưa có ngưỡng nên sản phẩm đó không được tính là sắp hết).
• Cho bán khi hết hàng — công tắc "Vẫn bán được dù tồn về 0".

Lưu ý: đây là chỗ bạn gõ tay con số tồn, không phải luồng "nhập hàng" có phiếu. Chỉ gõ số khi bạn thật sự muốn đặt lại tồn (ví dụ sau khi đếm kho), và nếu cửa hàng có nhiều chi nhánh thì hãy thận trọng — sửa ô Tồn kho sẽ ghi đè tồn của mọi chi nhánh bằng cùng một con số. App chỉ gửi số tồn khi bạn thật sự đổi ô này, nên sửa tên hay giá thì an toàn. Sửa sản phẩm cần có mạng; không có mạng bạn vẫn xem được danh sách nhưng nút lưu bị khoá.

Phần tồn chỉ hiện với cửa hàng bán lẻ; app F&B và Spa ẩn các trường này.

Khi bán: tồn chạy theo

Trong lưới Bán hàng, sản phẩm hiện "còn N" hoặc "Hết hàng". Khi công tắc Kho hàng đang bật và tồn về 0 (kể cả khi số trong giỏ đã bằng số tồn), lưới bán hàng chặn thêm sản phẩm đó vào đơn — trừ khi bạn đã bật "Cho bán khi hết hàng" cho sản phẩm. Khách hỏi món nào còn không, nhìn lưới là biết.

Cảnh báo "sắp hết" nằm ở đâu?

Với chủ và quản lý, màn Hôm nay (trang tổng quan đầu app) liệt kê việc cần làm, trong đó có dòng "N mặt hàng sắp hết" — đếm các sản phẩm có tồn bằng hoặc thấp hơn ngưỡng của chi nhánh đang chọn; chạm vào để mở danh sách sản phẩm. Thu ngân không thấy dòng này, và dòng chỉ hiện khi có sản phẩm sắp hết. Từng dòng trong danh sách không có huy hiệu "sắp hết" riêng, chỉ hiện "Hết hàng" khi về 0 — nên dòng ở màn Hôm nay là chỗ nhìn nhanh nhất.

Vậy nhập hàng, kiểm kho làm ở đâu?

Hiện app điện thoại chưa có màn nhập hàng hay kiểm kho (mục "Kho" ở menu đang là "Sắp có"). Nhập hàng và kiểm kê có trên bản web POS, ở mục Kho. Bài quản lý kho hàng cho cửa hàng nhỏ nói về cách tổ chức kho nói chung.

Câu hỏi thường gặp

Xem tồn kho trên app POS TNCBASE ở đâu? Mở tab Sản phẩm: mỗi sản phẩm hiện Còn N hoặc Hết hàng khi công tắc Kho hàng trong Cài đặt POS đang bật (mặc định là bật).

Đặt cảnh báo sắp hết hàng thế nào? Chủ hoặc quản lý mở sản phẩm, điền ô Cảnh báo khi còn. Màn Hôm nay của chủ và quản lý sẽ báo số mặt hàng sắp hết; để trống ô này thì sản phẩm đó không được tính.

Hết hàng thì còn bán được không? Khi công tắc Kho hàng đang bật, lưới bán hàng chặn bán khi tồn về 0. Bật Cho bán khi hết hàng cho sản phẩm nếu muốn vẫn bán.

Nhập hàng trên app được không? Chưa. Mục Kho trên app còn là Sắp có; nhập hàng và kiểm kê có trên bản web POS, mục Kho.

Tổng quan phần mềm bán hàng ở giải pháp POS TNCBASE. Phân quyền ai được sửa sản phẩm xem ở mời nhân viên và phân quyền.