Ca bán hàng là gì

Nói ngắn gọn: Ca bán hàng là một khoảng thời gian bán hàng tại quầy, từ lúc mở ca (khai số tiền mặt có sẵn trong két) đến lúc đóng ca (đếm lại tiền mặt thực tế). Hệ thống dùng hai con số đó để kiểm xem tiền mặt cuối ngày có khớp với số đơn đã bán hay không.

Vì sao phải mở ca trước khi bán

Trước khi bán đơn đầu tiên trên POS, nhân viên mở ca và nhập số tiền mặt đầu ca — tiền lẻ để sẵn trong két để thối cho khách. Không có số này thì cuối ngày không có gì để đối chiếu: hệ thống không biết trong két "đáng lẽ" phải có bao nhiêu.

Trong ca có gì

Mọi đơn bán bằng tiền mặt trong ca được cộng dồn. Hệ thống tự tính:

Tiền mặt dự kiến cuối ca = tiền đầu ca + tổng thu tiền mặt − tổng chi/hoàn (nếu có)

Đơn trả bằng chuyển khoản hay ví điện tử không nằm trong số tiền mặt này — chúng không đi qua két.

Vì sao cuối ngày tiền mặt hay lệch

Khi đóng ca, nhân viên đếm tiền mặt thật trong két và nhập vào. Hệ thống so với số dự kiến rồi báo ngay:

• Đếm đúng số dự kiến → khớp.
• Đếm thiếu → hiện cảnh báo lệch (ví dụ ▼ Thiếu: 5.000 đ).
• Đếm dư → hiện lệch dương.

Lệch là chuyện bình thường (thối nhầm, quên ghi một đơn tiền mặt, tiền khách bo…). Việc của ca là phát hiện và ghi lại khoản lệch đó, không phải giấu nó đi.

Vì sao bạn cần biết

• Một quầy nên mở ca đầu ngày, đóng ca cuối ngày — đó là cách duy nhất biết được két có đủ tiền không.
• Khi đổi người trực, nên đóng ca người cũ và mở ca người mới, để khoản lệch quy đúng về từng người.
• Báo cáo doanh thu tiền mặt dựa trên ca — ca chưa đóng thì số liệu chưa chốt.

Xem thêm: Mở ca và bán đơn đầu tiên · Chốt ca cuối ngày · Xem doanh thu hôm nay