Phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí: gói free làm được đến đâu?

Câu hỏi thật của người tìm "phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí" thường không phải "có miễn phí không" — mà là "miễn phí rồi tới lúc nào thì tôi bị kẹt?"

Bài này trả lời đúng câu đó: gói free làm được gì, giới hạn nào chặn thật, giới hạn nào chỉ là chính sách trên bảng giá, và ba dấu hiệu cho biết bạn đã tới lúc nên trả phí.

Gói miễn phí làm được gì

Điều đáng nói trước: phần lõi vận hành quán không bị cắt ở gói free. Cụ thể, bạn có:

Bàn và phiên bàn. Mở bàn khi khách ngồi xuống, mỗi lượt gọi là một đơn nằm trong phiên đó, gộp — chuyển — tách bàn đều làm được. Đây là thứ phân biệt phần mềm cho quán với phần mềm bán lẻ, và nó có sẵn từ gói free.

Trạm chế biến và màn hình bếp. Khai bếp và quầy pha chế thành các trạm riêng, gán từng món vào trạm phụ trách, món tự hiện lên màn hình của trạm đó kèm âm báo và đổi trạng thái khi làm xong. Bạn cũng chọn được món gửi thẳng xuống bếp ngay khi nhập, hay chờ nhân viên bấm gửi. Cách vận hành phần này ở bài màn hình bếp KDS là gì.

Khách tự gọi món bằng mã QR tại bàn. Có ở gói free — thường là thứ người ta tưởng phải trả phí mới có.

Ca bán và đối chiếu két. Mở ca với số tiền đầu ca, ghi các khoản thu chi giữa ca, đóng ca và đếm — đủ để biết cuối đêm lệch bao nhiêu.

Chia bill theo lượt gọi. Chọn những lượt cần thanh toán bây giờ, phần còn lại vẫn mở trên bàn. Lưu ý cơ chế: chia theo lượt gọi chứ không theo từng món và không chia đều đầu người — chi tiết và cách vận hành quanh ràng buộc này ở bài quản lý quán bar, pub.

Giới hạn nào chặn thật, giới hạn nào không

Đây là phần các bài "so sánh gói miễn phí" không bao giờ nói đúng, và cũng là phần bạn cần nhất để lập kế hoạch.

Trên bảng giá, gói F&B miễn phí ghi 2 khu chế biến và 10 bàn. Nhưng cần phân biệt hai loại giới hạn:

Loại 1 — giới hạn chặn thật. Hệ thống từ chối thao tác khi bạn vượt. Trong hệ thống hiện tại, nhóm này gồm số chi nhánh (gói miễn phí đúng một chi nhánh — tạo cái thứ hai là bị từ chối) và số nhân viên khi bạn dùng phần nhân sự.

Loại 2 — giới hạn là chính sách trên bảng giá. Con số có ghi, nhưng hiện hệ thống không chặn khi bạn vượt. Số khu chế biến và số bàn của gói F&B đang thuộc nhóm này — cũng như số đơn mỗi tháng và số thiết bị ghi ở gói bán hàng miễn phí.

Chúng tôi nói thẳng điều này thay vì để bạn tự phát hiện, vì hai lý do. Thứ nhất, bạn nên lập kế hoạch theo bảng giá chứ đừng lập kế hoạch dựa vào chỗ chưa được cưỡng chế — chính sách có thể được áp dụng đúng như công bố bất cứ lúc nào. Thứ hai, nó cho bạn biết chỗ nào là ràng buộc cứng khi thử nghiệm: nếu bạn định mở quán thứ hai, giới hạn chi nhánh sẽ chặn bạn thật, và đó là điều cần biết trước khi ký hợp đồng thuê mặt bằng.

Cái gói free không có — và thường bị hiểu nhầm là có

Ba thứ dưới đây không phải giới hạn của gói miễn phí; các gói trả phí cũng chưa có. Nếu quán của bạn phụ thuộc vào chúng thì cần biết trước, đây là lý do quan trọng hơn cả chuyện giá.

Không có công thức định lượng nguyên liệu. Bạn không khai được "một tô phở gồm 150g bánh + 80g thịt", và vì vậy hệ thống không tự trừ nguyên liệu trong kho khi bán một tô. Bảng định lượng vẫn phải làm bên ngoài rồi nhập giá vốn cuối cùng cho từng món — cách làm chi tiết ở bài cách tính giá món ăn.

Không in phiếu bếp ra giấy theo từng trạm. Món hiện trên màn hình tại trạm, không có phiếu in ra ở bếp. Với đa số quán thì màn hình tiện hơn, nhưng nếu quy trình của bạn đang chạy bằng phiếu giấy thì đây là thay đổi cách làm việc, không chỉ là đổi phần mềm.

Báo cáo chưa có doanh thu theo từng giờ. Có phần giờ cao điểm nhưng tính theo số đơn, không phải doanh thu; số món bị huỷ cũng chưa được tổng hợp sẵn dù thao tác huỷ có được ghi lại.

Ba dấu hiệu bạn đã tới lúc trả phí

Đừng nâng gói theo lịch hay theo cảm giác. Có ba dấu hiệu cụ thể, và cả ba đều đo được:

1. Bạn chuẩn bị mở điểm bán thứ hai. Đây là ràng buộc cứng và có thật: gói miễn phí dừng ở một chi nhánh. Đây thường là lý do đầu tiên và rõ ràng nhất.

2. Quán bạn có nhiều nơi làm đồ hơn số khu chế biến trong gói. Một quán ăn có bếp nóng, bếp lạnh, quầy nước và quầy tráng miệng là bốn luồng — gộp chúng lại trên cùng một màn hình sẽ khiến người ở mỗi nơi phải đọc lướt qua món không phải của mình, đúng thứ mà màn hình bếp sinh ra để tránh.

3. Bạn bắt đầu cần nhiều máy chạy song song. Một máy ở quầy, một máy chạy bàn, một màn hình treo trong bếp — đó là ba thiết bị, và nhu cầu này xuất hiện rất sớm khi quán đông.

Ngược lại, quán một điểm bán, một bếp, dưới mười bàn, thu tiền tại quầy thì gói miễn phí đủ dùng lâu hơn bạn nghĩ — và số tiền tiết kiệm được nên đổ vào nguyên liệu tốt hơn, chứ không phải vào phần mềm.

Nên bắt đầu thế nào

1. Khai đúng thực đơn đang bán, không khai cả thực đơn mơ ước. Món nào chưa bán thì chưa nhập — danh mục gọn giúp nhân viên nhập đơn nhanh hơn trong giờ cao điểm.
2. Khai trạm theo bố trí bếp thật, kể cả khi chỉ có một trạm. Việc gán món vào trạm giờ sẽ tiết kiệm cho bạn một buổi làm lại khi mở thêm quầy.
3. Nhập giá vốn ngay từ đầu. Bỏ trống thì mọi báo cáo lãi gộp về sau đều vô nghĩa, và không hồi tố lại được cho các đơn đã bán.
4. Chạy hai tuần rồi mới quyết định. Đủ để biết bạn thật sự vướng ở đâu, thay vì mua gói theo danh sách tính năng.

Bức tranh vận hành đầy đủ ở bài cách quản lý nhà hàng hiệu quả; nếu bạn bán lẻ song song thì bài phần mềm quản lý bán hàng miễn phí nói về gói free ở phía bán hàng. Tính năng và bảng giá cho quán ăn xem tại giải pháp F&B.

Câu hỏi thường gặp

Phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí có thật sự dùng được không? Có, phần lõi vận hành quán không bị cắt ở gói miễn phí: bàn và phiên bàn, gộp/chuyển/tách bàn, trạm chế biến và màn hình bếp, khách tự gọi món bằng mã QR, ca bán và đối chiếu két, chia bill theo lượt gọi. Quán một điểm bán, một bếp, dưới mười bàn thường dùng gói miễn phí được lâu hơn dự kiến.

Gói miễn phí giới hạn bao nhiêu bàn và bao nhiêu khu chế biến? Bảng giá ghi 2 khu chế biến và 10 bàn. Nhưng cần phân biệt: hiện hệ thống chưa chặn khi bạn vượt hai con số này — chúng là chính sách trên bảng giá chứ chưa phải giới hạn cưỡng chế. Ngược lại, giới hạn một chi nhánh thì chặn thật. Hãy lập kế hoạch theo bảng giá, vì chính sách có thể được áp dụng đúng như công bố bất cứ lúc nào.

Khi nào nên nâng lên gói trả phí? Ba dấu hiệu đo được: bạn sắp mở điểm bán thứ hai (đây là ràng buộc cứng, gói miễn phí dừng ở một chi nhánh); quán có nhiều nơi làm đồ hơn số khu chế biến trong gói; hoặc bạn cần nhiều máy chạy song song như máy quầy, máy chạy bàn và màn hình bếp.

Phần mềm có tự trừ nguyên liệu khi bán một món không? Không, kể cả ở gói trả phí. Hệ thống chưa có công thức định lượng nguyên liệu nên không tự trừ nguyên liệu trong kho khi bán. Bảng định lượng vẫn phải làm bên ngoài, rồi nhập con số giá vốn cuối cùng cho từng món để các báo cáo lãi gộp có nghĩa.