Cách quản lý quán bar, pub: order nhanh, chia bill, ca đêm

Quán bar và pub không phải là quán ăn mở muộn. Ba thứ khiến nó là một bài toán khác hẳn: khách gọi nhiều lượt trong một buổi thay vì gọi một lần, khách đi theo nhóm rồi trả tiền theo cách khó đoán, và ca làm việc vắt qua nửa đêm nên mọi thứ tính theo "ngày" đều lệch.

Bài này đi qua ba chỗ đó theo đúng thứ tự chúng làm bạn đau.

Chỗ khó thứ nhất: order nhiều lượt trong một buổi

Ở quán ăn, khách gọi một lần rồi ăn. Ở bar, một bàn bốn người có thể gọi sáu, bảy lượt trong ba tiếng — mỗi lượt vài ly, xen kẽ đồ ăn nhẹ, thỉnh thoảng có người tới sau gọi thêm.

Nếu mỗi lượt gọi tạo một hoá đơn rời rạc, cuối buổi bạn có bảy tờ bill cho một bàn và không ai biết chúng thuộc về nhau. Nếu gộp tất cả vào một hoá đơn duy nhất mở từ đầu, bạn lại không tách được khi khách muốn trả riêng.

Cách giải đúng là phiên bàn: mở bàn một lần khi khách ngồi xuống, mỗi lượt gọi là một đơn nằm trong phiên đó. Bàn là cái sổ, các lượt gọi là các trang. Đến lúc tính tiền, bạn có sẵn cả hai mức — tổng cả bàn, và chi tiết từng lượt.

Ba thao tác đi kèm mà quán bar cần gần như mỗi tối:

• Gộp bàn — nhóm bạn ba người ngồi bàn nhỏ, thêm bốn người tới, dồn sang bàn lớn. Gộp phiên chứ đừng bắt nhân viên gõ lại.
• Chuyển bàn — khách đổi chỗ vì ồn, vì gần loa, vì có bàn đẹp trống ra.
• Tách bàn — nhóm đông tách làm hai, mỗi bên tính riêng từ giữa buổi.

Cả ba đều nên là một thao tác trên máy, không phải một cuộc thương lượng giữa nhân viên phục vụ và thu ngân.

Chỗ khó thứ hai: chia bill

Đây là chỗ dễ hiểu nhầm nhất, nên nói thẳng cơ chế trước rồi bàn cách dùng.

Chia bill hiện hoạt động theo lượt gọi, không theo món và không chia đều theo đầu người. Nghĩa là: trong một phiên bàn có bảy lượt gọi, bạn chọn ra những lượt nào cần thanh toán bây giờ và thu tiền cho nhóm đó; phần còn lại vẫn mở trên bàn. Bạn không tách được một lượt gọi thành nhiều phần theo từng ly trong đó, và hệ thống không tự chia tổng tiền cho bốn người.

Biết vậy rồi thì cách dùng hiệu quả trở nên rõ ràng: quyết định cách chia tiền ngay ở khâu nhận order, không để tới khâu thanh toán.

Cụ thể, khi bàn có dấu hiệu sẽ trả riêng — nhóm đồng nghiệp, nhóm bạn mới quen, có người phải về sớm — hãy tạo lượt gọi riêng cho từng người hoặc từng nhóm nhỏ ngay từ đầu thay vì gộp cả bàn vào một lượt. Lúc tính tiền, mỗi người trả đúng lượt của mình, một thao tác chọn là xong.

Ngược lại, bàn nào rõ ràng một người trả — tiếp khách, sinh nhật, nhóm gia đình — thì gộp thoải mái vào ít lượt cho nhanh.

Thói quen này mất thêm vài giây lúc nhận order và tiết kiệm được cuộc trao đổi khó chịu nhất trong tối: đứng cạnh bàn khách vào lúc 1 giờ sáng để hỏi ai uống ly nào. Hãy nói rõ với nhân viên phục vụ rằng đó là lý do — chứ không phải một quy định máy móc.

Với những trường hợp thật sự cần chia đều theo đầu người, hiện vẫn phải tính ngoài rồi thu, vì hệ thống chưa làm việc đó.

Chỗ khó thứ ba: ca đêm

Quán mở 18 giờ tối tới 2 giờ sáng. Vậy doanh thu của đêm thứ Sáu là doanh thu ngày nào?

Câu trả lời đúng cho quán bar: không tính theo ngày, tính theo ca. Ca bắt đầu khi thu ngân mở ca với số tiền đầu ca, kết thúc khi đóng ca và đếm két. Ca không quan tâm nửa đêm đi qua lúc nào — nó là một khối liền mạch từ lúc mở tới lúc đóng, đúng như cách bạn thật sự vận hành.

Trong ca, mọi khoản tiền ra vào ngoài bán hàng đều nên được ghi lại: đưa tiền lẻ cho quầy, rút bớt tiền mặt giữa chừng khi két đầy, chi mua đá, chi trả tiền taxi cho khách say. Không ghi thì cuối ca lệch, và không ai nhớ nổi lệch vì đâu.

Đóng ca là lúc đối soát: tiền đếm được trong két so với tiền mặt hệ thống ghi nhận. Chênh lệch nhỏ và ngẫu nhiên là bình thường; chênh lệch lặp lại theo một người hoặc một hướng thì cần nói chuyện.

Một lưu ý về đối soát: số hoá đơn mang ngày theo giờ Việt Nam, nên đơn phát sinh sau 0 giờ sẽ mang ngày hôm sau trong khi ca vẫn đang mở. Đây không phải lỗi — chỉ cần nhớ rằng khi tra cứu về sau, hãy tra theo ca chứ đừng tra theo ngày, nếu không một đêm bán của bạn sẽ bị cắt làm đôi.

Trạm pha chế và đường đi của một món

Trong quán bar, "bếp" thường không phải một chỗ. Quầy pha chế làm cocktail, tủ lạnh lấy bia, bếp nhỏ làm đồ ăn kèm — ba nơi, ba tốc độ, ba người khác nhau.

Cách tổ chức: khai mỗi nơi thành một trạm, rồi gán từng món vào trạm phụ trách nó. Khi có order, món tự đi tới đúng trạm, hiển thị trên màn hình của trạm đó kèm âm báo. Người ở quầy bar không phải đọc lướt qua danh sách đồ ăn để tìm ly của mình.

Vài điểm thực dụng:

Màn hình, không phải giấy. Món hiện lên màn hình tại trạm và đổi trạng thái khi làm xong — không có phiếu in ra ở từng trạm. Với môi trường bar (ẩm, thiếu sáng, ồn), màn hình thường tiện hơn giấy, nhưng nếu quy trình của bạn đang phụ thuộc vào phiếu giấy thì cần biết trước điều này.

Gửi ngay hay chờ báo. Có hai kiểu: món gửi thẳng tới trạm ngay khi nhân viên nhập, hoặc giữ lại tới khi có người bấm gửi. Bar đông thường chọn gửi ngay để quầy chạy liên tục; quán có phục vụ theo trình tự thì chọn chờ báo để đồ không ra sớm quá.

Huỷ món phải để lại dấu. Khách đổi ý sau khi món đã gửi xuống quầy là chuyện hằng đêm. Huỷ được nhưng phải ghi nhận — nếu không, đây là lỗ hổng thất thoát lớn nhất của mô hình bar.

Chi tiết cách vận hành màn hình bếp/quầy, chúng tôi viết riêng trong bài màn hình bếp KDS là gì.

Cho khách tự gọi bằng mã QR

Giờ cao điểm, nút thắt thường không nằm ở quầy pha chế mà ở chỗ không đủ người đi nhận order. Khách giơ tay năm phút không ai thấy.

Đặt mã QR trên bàn để khách tự gọi giải quyết đúng chỗ đó, và ở bar nó hợp hơn ở quán ăn vì khách gọi nhiều lượt — mỗi lượt thêm hai ly không đáng để gọi người tới.

Ba điều cần chốt trước khi bật:

• Trả tiền thế nào — tại quầy khi về, hay trả luôn mỗi lượt. Với bar, thu tại quầy khi về là mặc định hợp lý; thu từng lượt hợp với quán đứng hoặc sự kiện đông.
• Ai kiểm soát đồ có cồn. Đây là điểm riêng của mô hình bar mà quán ăn không có: gọi qua QR không thay được việc nhân viên quan sát và từ chối phục vụ khi cần. Hãy coi QR là công cụ giảm thao tác, không phải bỏ bớt người.
• Bàn nào bật, bàn nào không. Khu quầy đứng và khu bàn phục vụ riêng có thể theo hai chế độ khác nhau.

Cách triển khai chi tiết nằm ở bài gọi món bằng QR tại bàn.

Bốn con số đọc mỗi tuần

Số đơn theo từng giờ. Quán bar sống bằng khung giờ chứ không bằng ngày. Báo cáo F&B có sẵn phần giờ cao điểm tính theo số đơn, đủ để xếp lịch nhân sự và để biết có đáng mở sớm hay không. Muốn ra doanh thu theo từng giờ thì hiện phải tự cộng từ danh sách đơn — báo cáo chưa có sẵn cột đó.

Doanh thu trung bình mỗi bàn. Cùng số bàn mà con số này tăng nghĩa là bán kèm đang có tác dụng; giảm mà bàn vẫn đầy nghĩa là khách ngồi lâu uống ít.

Số món bị huỷ sau khi gửi xuống quầy. Vừa đo chất lượng nhận order vừa là chỉ báo thất thoát. Thao tác huỷ được ghi lại trên từng món, nhưng báo cáo chưa tổng hợp sẵn con số này — hiện phải tự đếm. Đây là con số đáng bỏ công đếm tay hằng tuần, vì nó tăng đột ngột thường là dấu hiệu sớm nhất của một vấn đề đang hình thành.

Chênh lệch tiền mặt khi đóng ca. Theo dõi theo người và theo ca, không chỉ theo tổng.

Cách quy giá vốn ra giá bán cho đồ uống — vốn có biên rất khác đồ ăn — nằm ở bài cách tính giá món ăn; bức tranh vận hành chung ở bài cách quản lý nhà hàng hiệu quả. Tính năng dành riêng cho mô hình bar, pub xem tại trang phần mềm quản lý quán bar.

Câu hỏi thường gặp

Phần mềm quán bar có chia bill được không? Có, nhưng theo lượt gọi chứ không theo từng món và không chia đều theo đầu người. Một bàn gồm nhiều lượt gọi; bạn chọn những lượt cần thanh toán ngay và thu tiền cho nhóm đó, phần còn lại vẫn mở. Cách dùng hiệu quả là quyết định chia tiền ngay khi nhận order — tạo lượt gọi riêng cho từng người ở những bàn có khả năng trả riêng.

Ca đêm qua nửa đêm thì tính doanh thu ngày nào? Tính theo ca, không theo ngày. Ca chạy liền mạch từ lúc mở với số tiền đầu ca đến lúc đóng và đếm két, không bị nửa đêm cắt ngang. Lưu ý khi tra cứu về sau: số hoá đơn mang ngày theo giờ Việt Nam nên đơn sau 0 giờ mang ngày hôm sau — hãy tra theo ca để một đêm bán không bị cắt làm đôi.

Quán bar có cần màn hình bếp không? Cần khi quán có từ hai nơi làm đồ trở lên — ví dụ quầy pha chế và bếp đồ ăn kèm — vì mỗi món sẽ tự đi tới đúng nơi phụ trách thay vì bắt người ở quầy đọc lướt cả danh sách. Lưu ý đây là màn hình hiển thị tại trạm, không phải phiếu in ra ở từng trạm.

Có nên cho khách gọi đồ uống bằng mã QR không? Hợp với quán bar hơn quán ăn vì khách gọi nhiều lượt trong một buổi, mỗi lượt thêm vài ly không đáng để gọi người tới. Nhưng cần chốt trước ba việc: thu tiền tại quầy khi về hay theo từng lượt, bàn nào bật, và quan trọng nhất là ai kiểm soát việc phục vụ đồ có cồn — QR giảm thao tác chứ không thay được người quan sát.