Cách quản lý chuỗi nhiều chi nhánh trên một hệ thống

Chi nhánh thứ hai không phải là "chi nhánh thứ nhất nhân đôi". Nó làm lộ ra bốn thứ mà một cửa hàng đơn lẻ không bao giờ phải nghĩ tới: hàng nằm ở đâu, ai được xem cái gì, con số nào là con số của chỗ nào, và hàng đi từ nơi này sang nơi kia bằng đường nào.

Cửa hàng đơn lẻ tha thứ cho việc quản lý lỏng vì chủ có mặt ở đó. Chuỗi thì không — bạn không thể đứng ở hai nơi cùng lúc, nên mọi thứ trước đây chạy bằng trí nhớ và sự có mặt của bạn đều phải chuyển thành quy tắc.

Thứ nhất: tồn kho thuộc về chi nhánh, không thuộc về công ty

Sai lầm nền tảng nhất khi mở chi nhánh thứ hai là tiếp tục nghĩ về tồn kho như một con số cho mỗi mặt hàng.

Từ lúc có hai nơi, mỗi mặt hàng có một con số cho mỗi nơi. "Còn 12 áo size M" là câu vô nghĩa — 12 ở đâu? Nếu khách hỏi ở chi nhánh A mà 12 cái đó đang nằm ở B, bạn vừa mất một đơn hàng dù hàng vẫn còn.

Trong TNCBASE, tồn được ghi theo từng chi nhánh và mọi thao tác đều gắn với nơi cụ thể: bán ở đâu trừ tồn ở đó, nhập hàng vào phiếu của chi nhánh nào thì cộng cho chi nhánh đó. Danh mục sản phẩm, giá và khuyến mãi thì dùng chung toàn chuỗi — đó là điều bạn muốn, vì cùng một món ở hai nơi phải là cùng một mã.

Hệ quả thực hành: báo cáo tồn phải luôn đọc kèm chi nhánh. Con số tổng toàn chuỗi hữu ích để tính vốn đang nằm trong kho, nhưng vô dụng cho việc trả lời khách.

Thứ hai: quyền theo nơi, không theo chức danh

Ở một cửa hàng, "thu ngân" là một vai. Ở chuỗi, "thu ngân chi nhánh B" mới là một vai — người đó không nên xem được doanh thu chi nhánh A, và càng không nên sửa được tồn của A.

Ba quy tắc tối thiểu:

• Nhân viên gắn với chi nhánh của mình. Ca làm và mẫu ca cũng khai theo chi nhánh, nên lịch của B không lẫn vào A.
• Quản lý chi nhánh xem được số của chi nhánh mình. Đủ để họ điều hành, không đủ để họ so bì lương thưởng giữa các nơi — thứ gây mâu thuẫn nội bộ nhanh nhất trong chuỗi nhỏ.
• Chỉ chủ và quản lý vùng xem số hợp nhất. Đây là tầng ra quyết định, không phải tầng vận hành.

Trong hệ thống, việc chuyển qua lại giữa các chi nhánh được xử lý ở tầng phiên đăng nhập: chọn chi nhánh nào thì phần mềm nạp lại đúng cài đặt và đúng nhóm ứng dụng của nơi đó. Bạn cũng bật/tắt được từng ứng dụng theo từng chi nhánh — ví dụ chi nhánh có phục vụ tại bàn thì bật phần nhà hàng, chi nhánh chỉ bán mang đi thì không, và nhân viên ở đó không phải nhìn những màn hình họ không dùng.

Thứ ba: mọi con số phải đọc được ở hai tầng

Đây là phần tạo ra giá trị lớn nhất của việc dùng chung một hệ thống, và cũng là phần hay bị dựng sai.

Nguyên tắc: mỗi chỉ số phải trả lời được ở cả hai mức — toàn chuỗi và từng chi nhánh — và bạn phải biết mình đang nhìn mức nào.

Trong TNCBASE, các báo cáo nhận bộ lọc chi nhánh là tuỳ chọn: để trống thì số ra là tổng của mọi chi nhánh, chọn một chi nhánh thì ra riêng nơi đó. Cùng một màn hình, hai tầng đọc.

Bốn cách đọc đáng làm hằng tuần:

So chi nhánh với chính nó ở kỳ trước. So chi nhánh A với B là cái bẫy: hai nơi khác mặt bằng, khác lượng người qua lại, khác thâm niên. Chi nhánh mới mở luôn thua chi nhánh cũ, và điều đó không nói lên gì cả.

Doanh thu trung bình mỗi hoá đơn theo từng nơi. Chênh lệch lớn giữa hai chi nhánh cùng mô hình thường là chuyện con người — bán kèm, cách chào khách — chứ không phải chuyện mặt bằng. Đây là chỉ số dễ cải thiện nhất bằng đào tạo.

Cơ cấu mặt hàng bán chạy theo từng nơi. Hai chi nhánh cách nhau vài cây số có thể có gu khác hẳn. Nhập hàng giống hệt nhau cho mọi chi nhánh là cách chôn vốn nhanh nhất.

Giá trị tồn kho theo từng nơi. Một chi nhánh phình tồn trong khi doanh thu đứng yên là dấu hiệu nhập sai nhịp — cách đọc con số này nằm ở bài quản lý kho cửa hàng.

Thứ tư: chuyển hàng giữa các chi nhánh phải có phiếu

Điều hoà hàng giữa các nơi là lợi thế lớn nhất của chuỗi — hàng ế ở A có thể là hàng chạy ở B. Nhưng đây cũng là nơi tồn kho lệch nhiều nhất, vì nó thường được làm bằng một tin nhắn.

Quy tắc: một thao tác ghi cả hai đầu. Phiếu chuyển kho trừ ở nơi gửi và cộng ở nơi nhận trong cùng một lần, để không bao giờ có tình trạng hàng đã rời A mà chưa vào B trên sổ.

Chốt thêm ba điều với cả chuỗi:

• Ai được quyền yêu cầu chuyển hàng — nếu quản lý chi nhánh nào cũng tự rút hàng của nhau, tồn sẽ loạn.
• Tạo phiếu khi nào — khuyến nghị: khi bên nhận đã đếm và xác nhận, không phải khi hàng rời kho.
• Ai chịu chi phí vận chuyển — nhỏ nhưng gây tranh cãi hằng tháng nếu không nói trước.

Mở chi nhánh thứ hai: chuẩn bị gì trước

Thứ tự này tiết kiệm nhiều tháng sửa sai:

1. Dọn danh mục trước khi nhân bản. Mã trùng, đơn vị tính không thống nhất — nhân đôi chi nhánh là nhân đôi mớ lộn xộn đó.
2. Đặt lại tồn về số thực ở chi nhánh cũ. Lấy đó làm mốc, để sau này lệch ở đâu còn truy được.
3. Chốt quy tắc phân quyền trước ngày khai trương, không phải sau khi có sự cố đầu tiên.
4. Chốt quy trình chuyển hàng và người có quyền duyệt.
5. Chuẩn hoá thiết bị giữa các chi nhánh. Cùng loại máy in, cùng loại súng quét — để hỏng ở đâu cũng có đồ thay và nhân viên chuyển nơi không phải học lại; danh sách thiết bị ở bài thiết bị mở cửa hàng.

Về gói dịch vụ, có một điểm nên biết trước khi lên kế hoạch: gói miễn phí giới hạn đúng một chi nhánh — hệ thống chặn thật khi bạn tạo chi nhánh thứ hai, không phải nhắc nhở rồi cho qua. Các gói trả phí bỏ trần số chi nhánh, đổi lại chi phí tính theo từng chi nhánh. Giá cụ thể xem tại trang phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng — chúng tôi không viết số vào bài này để nó không lỗi thời khi bảng giá đổi.

Nếu chuỗi của bạn còn bán online song song, phần gộp kho giữa quầy và web nằm ở bài quản lý bán hàng đa kênh.

Câu hỏi thường gặp

Quản lý nhiều chi nhánh trên một hệ thống có khó không? Phần khó không nằm ở phần mềm mà ở bốn quy tắc phải chốt trước: tồn kho ghi theo từng chi nhánh, quyền cấp theo nơi làm việc chứ không theo chức danh, mọi con số đọc được ở cả hai tầng toàn chuỗi và từng nơi, và chuyển hàng giữa các chi nhánh phải qua phiếu ghi cả hai đầu. Chốt xong bốn điều đó thì việc thêm chi nhánh chỉ còn là thao tác.

Xem báo cáo gộp cả chuỗi và riêng từng chi nhánh được không? Được, trên cùng một màn hình. Bộ lọc chi nhánh là tuỳ chọn: để trống thì số ra là tổng của mọi chi nhánh, chọn một nơi thì ra riêng nơi đó. Khi so sánh, nên so mỗi chi nhánh với chính nó ở kỳ trước thay vì so chi nhánh này với chi nhánh khác, vì khác mặt bằng và khác thâm niên.

Chuyển hàng giữa các chi nhánh thế nào cho không lệch tồn? Dùng phiếu chuyển kho để một thao tác ghi cả hai đầu — trừ ở nơi gửi, cộng ở nơi nhận, cùng một lần. Nên quy ước tạo phiếu khi bên nhận đã đếm và xác nhận chứ không phải khi hàng rời kho, và chốt trước ai có quyền yêu cầu chuyển hàng.

Gói miễn phí dùng được cho mấy chi nhánh? Đúng một. Hệ thống chặn thật khi tạo chi nhánh thứ hai chứ không chỉ nhắc nhở. Các gói trả phí bỏ trần số chi nhánh, đổi lại chi phí tính theo từng chi nhánh — nên khi lập kế hoạch mở rộng, hãy tính chi phí theo số điểm bán chứ không theo một khoản cố định.